O todo de uma organização é, de fato, igual a soma de suas partes, como
se diz, relembra o blog da Escola de Negócios da Universidade de
Harvard, para recomendar a leitura de um artigo do professor Jacques
Horovitz.
Nesse artigo, Horovitz, professor emérito de estratégia,
marketing e administração da IMD, uma escola para executivos, afirma: "Para
levar uma organização à frente, é preciso mais do que uma estratégia
bem formulada e um bom processo de implementação. É necessário que cada
‘executivo’, individualmente, faça o seu trabalho".
Para o professor, "a execução bem-sucedida, em nível organizacional,
depende quase que inteiramente que cada membro da equipe cumpra a sua
parte de forma pontual e eficiente". Melhorar o desempenho de cada uma
das partes, em benefício do todo, é possível, diz o blog. As dez regras
sugeridas pelo professor Horovitz ajudam a concretizar esse objetivo. E
podem ser bastante úteis para a gestão de escritórios de advocacia e
qualquer empreendimento. Conheça as regras para garantir a execução do
trabalho:
1. Se não estiver na agenda, não vai acontecer — Utilize uma
espécie de agenda (ou pauta), compartilhada por toda a equipe, para se
estabelecer claramente o que cada um está fazendo e os prazos
(deadlines) para cada um cumprir sua tarefa (ou projeto). A agenda,
normalmente baseada na Web, deve ter uma descrição sumária do trabalho
(como uma pauta), datas e ser atualizada conforme o trabalho progride. A
descrição do progresso do trabalho pode ajudar a forçar o cumprimento
da tarefa (ou do projeto). A agenda deve ser adaptada para cada tipo de
organização. Dependendo da organização, indivíduos podem notificar
colegas ou superiores que precisam falar com eles, dentro de um tempo
estabelecido.
2. Concentre-se na execução do projeto — Projetos grandes devem
ser divididos em etapas (ou subprojetos). Eles podem ser executados em
menos tempo, informam a conclusão de etapas e criam um senso de
progresso. Uma pessoa encarregada de supervisionar os membros da equipe
certifica-se, periodicamente, de que as etapas estão sendo vencidas. Não
permita que dificuldades se transformem em barreiras intransponíveis,
que levam ao abandono do projeto.
3. Projeto sem responsável não vai adiante — Uma grande ideia não
passa de uma coisa frágil. Mesmo as melhores ideias morrem, se alguém
não assume a responsabilidade de colocá-las em ação. O responsável pelo
projeto deve ter prazos, recursos, autonomia e talento para cumpri-lo a
tempo.
4. Priorize, priorize, priorize — Poucas pessoas podem se dar ao
luxo de ter todo o tempo do mundo para executar uma tarefa (ou projeto).
Muitos de nós passamos nossos dias definindo prioridades e escolhendo
entre opções. A chave para uma execução bem-sucedida é escolher as
tarefas importantes — aquelas que vão causar o maior impacto na
concretização de nossos objetivos — em vez daquelas que parecem
urgentes, mas que podem esperar sua vez. A outra ferramenta importante
aqui é delegação. Se você não tiver de cumprir uma tarefa pessoalmente,
delegue-a a outra pessoa.
5. Inicie, para ganhar tempo — A iniciação de um projeto não é
mais do que começar a usar os recursos disponíveis para disparar o
processo, mesmo que você não irá ter o tempo, de imediato, para se
envolver com ele como queria. Ao iniciar um projeto, outros membros da
equipe podem começar a trabalhar nele. Por exemplo, podem começar a
buscar e analisar dados relevantes. Assim, quando você estiver pronto
para embarcar no projeto, não vai começar da estaca zero, passando a
distribuir trabalhos preliminares.
6. Não faça alardes sobre o projeto — Não fique falando sobre a
tarefa ou projeto que está executando. Trabalhe em silêncio. Deixa para
anunciá-lo ao mundo, quando houver sucesso comprovado para relatar.
Ficar alardeando o que você pretende realizar apenas aumenta as
expectativas das pessoas. Quando os resultados anunciados não forem
obtidos, isso só vai criar frustração e vai danificar a confiança que as
pessoas têm em seu trabalho. Em vez disso, foque-se em suas ações e na
execução da tarefa (ou projeto), até concretizá-lo. O trabalho pronto
vale mais do que muitas palavras.
7. Questione tudo — Poucas pessoas fazem perguntas,
suficientemente, a si mesmas e aos outros. Perguntas constituem uma
maneira valiosa de avaliar a situação, analisar opções e evitar erros.
Assim, você não deve fazer suposições. Faça perguntas. Você está na
direção certa? Há outras opções? Há algum especialista que possa me
dizer como isso foi feito antes? Existe alguém que pode me dizer como
isso funcionou com ele(a)? E lembre-se: fazer perguntas não é o
suficiente. Você deve se dispor a ouvir as respostas, de forma aberta, e
aceitar a possibilidade de que pode ter de mudar os rumos para chegar
aos resultados pretendidos.
8. Quando estiver em dúvida, decida — A realidade é, muitas
vezes, nebulosa. Frequentemente, não há um caminho que seja mais claro
que os outros, não importa o quanto analisamos, cuidadosamente, os prós e
contras. Um teste — ou uma tentativa — é uma maneira simples de avaliar
se uma ideia funciona ou não. Mas nem sempre isso é possível. Nesse
caso, uma decisão corajosa é a única opção. Determinação é melhor do que
procrastinação. A ação traz aprendizado. O aprendizado pode levar a
melhores decisões, na sequência do projeto. E também energiza outros
membros da equipe, por mostrar-lhes que a ação é melhor do que sentar e
esperar.
9. Crie novas rotinas — Gastamos a maior parte de nosso tempo
tratando de problemas do dia a dia, e seguindo as rotinas diárias, sem
questioná-las. Entretanto, quando precisamos traçar um plano de ação
diferente, as velhas rotinas nos impedem de nos afastar do passado. A
mudança das rotinas faz com que coisas novas aconteçam.
10. Saiba qual é sua segunda melhor solução — Em qualquer
organização, os recursos humanos são inestimáveis. Mas a vida traz
surpresas. Um membro essencial de sua equipe pode sair e você deve estar
preparado para essa situação. Deve sempre ter um plano de sucessão
porque, do contrário, haverá problemas para continuar desenvolvendo o
projeto. Entretanto, conforme o projeto vai em frente, torna-se claro
que diversas pessoas podem assumir a responsabilidade de tocá-lo, a
qualquer tempo. O que é melhor? Mudar o projeto ou a pessoa encarregada
dele? Para todos os aspectos do projeto, você deve ter uma segunda
solução, caso alguma coisa saia do curso.
Quando se mede o sucesso de uma empresa, a referência é, normalmente, os
resultados financeiros obtidos ou o seu crescimento. No entanto, nada
disso será conseguido sem o desempenho eficaz de cada membro da equipe.
Seguindo essas dez regras, você pode assegurar que suas melhores mentes
irão fazer o melhor que podem.
João Ozorio de Melo é correspondente da revista Consultor Jurídico nos Estados Unidos.
Fonte: www.conjur.com.br
